***
Zgodnie z art. 8 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawca zobowiązany jest dokonać przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Co ważne, jeżeli uzna, że dane osobowe nie są mu już niezbędne do celów jakie zakłada ZFŚS, powinien je usunąć.
Jak wykonać przegląd dokumentacji ZFŚS?
• Zweryfikuj jakie dokumenty zostały zebrane od ostatniego przeglądu – najczęściej zbierane są dokumenty w zakresie oświadczeń czy zaświadczeń o sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej.
• Oceń czy zakres danych osobowych nie jest zbyt szeroki – pamiętaj, że zgodnie z RODO obowiązuję zasada minimalizacji, nie zbieraj danych, których nie musisz.
• Pamiętaj o okresie retencji – przepisy wskazują, że Pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
• Sporządź protokół z przeglądu – zgodnie z zasadą rozliczalności każda czynność powinna zostać udokumentowana.
***
Ważne!
Przedsiębiorców obowiązują prócz RODO także inne przepisy m.in. przepisy księgowe czy dotyczące przedawnienia roszczeń. Po stronie pracodawcy, który prowadzi ZFŚS leży ustalenie jakie terminy retencji, czyli przechowywania danych, ustalić tak, by być nie tylko zgodnym z RODO, ale również z innymi przepisami prawa.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Sprawdź upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i oświadczenia o zachowaniu danych w poufności. Zgodnie z przepisami wszystkie osoby które mają dostęp do danych dotyczących zdrowia w zakresie obsługi ZFŚS powinny takie dokumenty posiadać.
Dopilnuj , by dopełnić obowiązku informacyjnego zarówno do osób, które korzystają z ZFŚS, jak również do osób, które obsługują wnioski ZFŚS.
Pilnuj terminu – jak wskazują przepisy, przegląd powinien być cykliczny – ostateczny termin jego wykonania każdego roku to 31 grudnia.
Aleksandra Kiełbratowska
